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Comment écrire une lettre de demande de location de salle ?

Pour louer une salle communale, rédiger une lettre de demande de location de salle est souvent nécessaire.

La lettre de demande de location de salle doit contenir les informations suivantes :

- Identité et coordonnées postales du demandeur
Pour que la mairie puisse envoyer le formulaire de location

- Votre situation par rapport à la commune.
Si vous habitez la commune, précisez le : Cela augmente vos chances d'obtenir la salle. Également, vous pouvez bénéficier de tarifs préférentiels.


- Type d'évènement
Indiquez bien le type d'évènement que vous organisez. En effet, certaines salles ne répondent pas aux normes imposées pour l'organisation d'évènements particuliers (Concerts ? ) Pour des raisons pratiques, la mairie pourra aussi vous proposer une salle plus adaptée à vos besoins. (Par exemple, les salles avec vestiaire et cuisine sont plus adaptées à un mariage qu'à un loto associatif).

- Nombre de personnes attendues
Par extension au type d'évènement et pour des raisons de sécurité, les salles ne peuvent accueillir qu'un nombre limité de personnes.


- Date de l'évènement
Vous devez vous y prendre suffisamment à l'avance. Les salles communales sont très demandées et sont réservées plusieurs mois à l'avance.

- Nom de la salle que vous souhaitez louer
Indiquez la salle pour laquelle vous avez une préférence, mais laissez à la mairie la possibilité de vous en proposer d'autres.

Astuce : Si vous avez peur d'oublier quelque chose, utilisez notre modèle de lettre de demande de location de salle. Vous pourrez le télécharger gratuitement.

Quelles démarches ?

Le plus simple : Téléphonez à la mairie pour connaitre les démarches exactes. C'est l'affaire de 5 petites minutes. Si vous travaillez toute la journée, vous pouvez donc téléphoner pendant votre pause café ou entre deux clients.
Le plus sûr : Déplacez vous si votre emploi du temps est compatible avec les horaires d'ouverture de la mairie.

A défaut : Rédigez la lettre de demande de location de salle en n'oubliant pas d'indiquer tous les points mentionnés ci dessus. La mairie pourra ainsi vous joindre et vous envoyer le formulaire de réservation.

Astuce : Certaines mairies sont mieux équipées que d'autres : Elles mettent à disposition des internaute un formulaire de réservation en ligne sur leur site web. Ils remplacent alors la lettre de demande de location de salle. Exemple avec la mairie de Malakoff