Location de salles > infos pratiques

Organiser une soirée de charité

Qu'est-ce que c'est ?
Vous invitez un certain nombre de personnes (relations personnelles, professionnelles ou autres) à participer à un cocktail payant dont les fonds serviront à financer une oeuvre ou une opération de bienfaisance.

Pour quelle occasion ?
Ces soirées sont idéales pour répondre à des besoins soudains liés par exemple à des catastrophes médiatisées, mais aussi pour entretenir un réseau de relations plus ou moins influentes au sein de votre communauté. N'oubliez pas que vous pourrez être à votre tour sollicité un jour ou l'autre pour le même genre de manifestation.

Avantages
Probablement le plus simple des évènements "mondains" à organiser. Facile à planifier, pas de contrainte particulière au niveau de l'endroit où ça se déroule (ça peut être chez vous comme dans une salle louée à cet effet), il est assez facile de mobiliser les gens autour d'un thème humanitaire ou social. Le coût peut être également raisonnable dans la mesure où les frais de bouche, boissons et petits fours, n'auront pas vocation à rassasier les invités (on prévoit toujours trop d'ailleurs...)

Inconvénients
Généralement, les gens qui assistent à ce genre de soirée ne seront pas ceux qui vous aideront à ranger une fois le cocktail terminé. Du reste, il est possible que chacun se retrouve un peu dans son coin. C'est à l'organisateur de faire le tour et de présenter les gens les uns aux autres, de créer des affinités, etc... Ce qui implique donc de connaître un minimum les gens présents.

Quelques conseils
- Invitez vos convives le plus tôt possible, et n'hésitez pas à envoyer un e-mail de rappel ou une invitation papier quelques jours avant la soirée. Dans l'idéal, demandez confirmation, afin de pouvoir évaluer la quantité de rafraichissements à acheter.

- Ne prévoyez pas un assortiment complet de boissons et de canapés de toutes sortes. Généralement une boisson alcoolisée et une non alcoolisée suffisent pour ce genre de soirée. De la même façon, un ou deux types de canapés devraient satisfaire vos invités... à condition évidemment qu'ils soient de qualité.

- Faites payer le droit d'entrée... à l'entrée justement, et non une fois dans la salle. Dans le cas contraire, vous devrez faire la quête auprès de vos invités (ce qui n'est jamais agréable, ni pour les uns ni pour les autres) et vous risquez d'oublier quelques personnes. Toutefois, en plus du droit d'entrée, rien n'empêche de prévoir dans la salle même une table avec une personne chargée de récolter d'éventuels dons supplémentaires de la part de donateurs particulièrement généreux.