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Comment utiliser un logiciel d’organisation de séminaire




Utiliser un logiciel d’organisation de séminaire peut à première vue sembler compliqué. Déjà car il s’agit d’un logiciel et qui dit logiciel dit souvent formation associée…

Néanmoins, certains logiciels ne nécessitent pas forcément de formation. Ce sont souvent des logiciels développés en mode SAAS ou dans le Cloud.

1ère étape pour utiliser un logiciel d’organisation de séminaire : comprendre les fonctionnalités


 

Chaque logiciel étant unique, il faut donc se concentrer sur les fonctionnalités. Que fait le logiciel ?

Généralement, les plateformes d’organisation de séminaire font le sourcing de lieu, le lancement d’appel d’offre, et puis c’est tout.

D’autres comme Genius Meetings par exemple font un peu plus… ils aident à rédiger le cahier des charges afin que celui-ci soit le plus complet possible et que les hôtels ne vous dérangent pas trop. Il permet aussi de gérer ces invités, ce qui est pratique quand on en a assez d’excel et du publipostage. Il permet aussi de créer un site web dédié à l’évènement, ce qui permet de communiquer le programme aux invités, de promouvoir son évènement… et enfin l’outil Genius Meetings permet de réaliser une enquête de satisfaction auprès des invités, ce qui vous permet d’améliorer vos prochains event

 

 

2ème étape : la prise en main de la plateforme ou du logiciel


 

La prise en main est surement le moment le plus délicat… car comme avec tout nouvel outil, il faut comprendre comment il fonctionne. Généralement les logiciel cloud ont prévus des tutoriels vidéos… ce qui va vous permettre de comprendre l’architecture.

Nous vous conseillons vraiment de regarder avec attention ces tutoriels…c’est un peu de temps consacré au début mais beaucoup de temps gagné au final

 

3ème étape : organisez vos premiers évènements sur l’outil


 

Vous êtes enfin prêt à vous lancer. Il vaut mieux que ce soit un petit évènement ou séminaire au début afin de pas prendre trop de risque. Même s’il en existe peu, on n’est jamais trop prudent.

Organisez par exemple sur l’outil une réunion interne et utiliser juste la gestion des participants.

N’oubliez pas de mettre votre IT (direction informatique) dans la boucle afin qu’ils mettent en wishlist (liste blanche) le mail qui envoie l’invitation et l’url du site internet généré pour votre séminaire.

 

 

4ème étape : ça y est, vous êtes un pro de l’organisation de séminaire !


 

Dès que vous aurez organiser 2-3 évènement sur une plateforme d’organisation de séminaire, vous serez devenu un pro de l’event !

Vous aurez à votre disposition des outils que même les meilleures agences évènementielles ne possèdent pas forcément.

 

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