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Les différents éléments d’un e-mail


Les e-mails sont les équivalents numériques des lettres papiers traditionnelles. Tout comme ces dernières, ces courriers électroniques possèdent une structure à respectée qui leur sont propres, ainsi que divers éléments affairant à leur expédition. Il est important de connaitre ces différents éléments vu l’importance et le caractère formel de ces messages électroniques.

 

Le corps d’un e-mail


 

Le corps du mail est le message en lui-même. Tout comme avec une lettre classique, sa rédaction comprend certaines règles à respecter, comme ceux énumérés par le site « comme-un-pro.fr » par exemple. La rédaction d’un e-mail se fait en paragraphes. La première doit servir à vous présenter, à saluer votre correspondant et à exprimer la raison de votre message. Le second paragraphe contiendra quant à lui les détails de votre message. Enfin, la dernière partie du mail s’apparente aux formules de politesses servant à conclure une lettre classique.

 

La signature d’un e-mail


 

La signature d’un e-mail est d’une importance capitale dans le domaine professionnel. En effet, il ne s’agit pas d’une simple formalité. La signature d’un e-mail sert à préciser l’identité de l’expéditeur auprès du destinataire. Qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une personne. Dans les deux cas, la signature d’un e-mail contiendra le nom de l’expéditeur (personne ou entreprise), le poste qu’il occupe (dans le cas d’une personne), ainsi que ses coordonnées (numéro de téléphone, lieu de travail, siège social, e-mail alternatif, comptes sur les réseaux sociaux, …). L’esthétique et la qualité d’une signature e-mail permettra aussi de mettre en avant votre professionnalisme auprès du destinataire.

 

Les champs à remplir lors de l’envoi d’un e-mail


 

Les fonctions des différents champs à remplir lors de l’expédition d’un e-mail méritent une attention particulière. Cela afin d’éviter des malentendus, ainsi que le fait qu’il soit adressé à la mauvaise personne. Le premier champ « De : » sert à spécifier l’adresse mail par lequel vous enverrez votre e-mail. Il n’est présent que sur les applications de courrier électronique, dans le cas où vous utiliser plusieurs comptes mails pour correspondre. Le second champ « A : » accueillera le ou les destinataires principaux du mail. Le champ « Cc : » sert à mettre en copie des personnes pour les mettre au courant de l’envoi du message. Il est à noter qu’en mettant en copie une personne, vous indiquerez implicitement qu’il n’aura pas à répondre à votre message. Le champ « Cci : » a pour fonction de mettre en copie cachée des personnes. En y spécifiant leur adresse mail, vous enverrez une copie de votre message à ces derniers. La liste des destinataires en copie cachée ne sera pas spécifiée dans le mail, contrairement à une copie classique.

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